¿Te importa recibir un correo electrónico lleno de faltas de ortografía? En primer lugar, asegúrese de enviar mensajes de calidad. Con los 25 consejos a continuación, será un juego de niños.
La base
Si está construyendo una casa, comenzará con el sótano. Antes de escribir su correo electrónico, establezca los conceptos básicos.
1. Si está solicitando un trabajo o desea programar una reunión de negocios, no arruine sus posibilidades con una dirección infantil como ‘fiestera1990@gmail.com’.
2. Si ha recibido una carta de queja o si está enojado, no responda directamente. Enviar un mensaje bajo la influencia de las emociones te hará daño más adelante.
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3. Termina tu mensaje en un tono amistoso. Con un simple ‘Saludos cordiales’ o ‘Que tengas un buen día’, no solo sonarás más profesional sino que también darás una buena impresión a tu destinatario.
4. Revise su mensaje cuidadosamente antes de enviarlo.
Se trata de tiempo
Seguro que conoces esa desagradable sensación de tener que esperar una respuesta de tu jefe o de una empresa con la que te has puesto en contacto. Piénselo y evite dejar sus correos electrónicos sin responder durante semanas.
5. La regla general es la siguiente: responda lo más rápido posible sin dejar todo tan pronto como lo contacten.
6. Si recibe un mensaje largo o complejo, no responda inmediatamente con contenido sin sentido. Infórmale al remitente que recibiste su correo electrónico, pero que necesitas algo de tiempo para pensar en el asunto.
7.Cuanto más rápido responda, más breves serán sus mensajes.
¿Quién recibe qué correo electrónico?
Si recibe constantemente mensajes en los que ha sido copiado pero que no le conciernen directamente, puede volverse muy frustrante. Haz lo mismo y evita copiar contactos sin una razón válida.
8. Puede responder por separado al remitente de un correo electrónico o a todos los contactos a quienes se envió el mensaje. Una actualización a menudo solo es importante para el jefe, tenga esto en cuenta para evitar inundar a sus colegas con mensajes ‘inútiles’.
9. Utilice la opción ‘CCO’. Esto le permite enviar el mismo correo electrónico a docenas de personas simultáneamente sin que puedan ver quién recibió el mensaje.
10 ¿Esperas una respuesta de ciertas personas? Ponga sus nombres en el campo ‘destinatarios’. ¿Quieres que otras personas sepan lo que estás haciendo sin esperar nada a cambio? Colóquelos en el campo ‘CC’.
11 No envíe su correo a decenas de personas. Demasiados chefs en una cocina solo crean confusión.
Tema
¡Lo primero que la gente lee en un correo electrónico es el asunto! Por supuesto, hay cosas que decir y no decir, así que ten mucho cuidado.
12 Se preciso. De esta manera, el destinatario podrá estimar más fácilmente la importancia de su mensaje y encontrarlo rápidamente después.
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13 Sea conciso: máximo diez palabras.
14 Tienes prisa ? Se debe evitar no poner nada como tema. Nadie quiere recibir un correo electrónico titulado ‘Sin asunto’.
El contenido
Las partes anteriores son importantes pero todo está relacionado con el contenido de tu mensaje.
15. Asegúrate de que tu correo electrónico sea claro. ¿Has estado escribiendo durante horas? Es mejor llamar a la persona para discutirlo cara a cara.
dieciséis. Cíñete a las reglas que aprendiste en la escuela. Buena estructura de oraciones, mayúsculas y puntuación. Deja los emoticonos a un lado.
17 Asegúrese de que su correo electrónico contenga una pregunta clara. También mencione por qué está haciendo esta pregunta. No hay nada más molesto que recibir un correo electrónico en el que no estás seguro de lo que se espera de ti.
18 ¿Solo quieres actualizar? Sea claro en cuanto a que no está esperando una respuesta, sino que solo quiere comunicar qué tan lejos está del final de un proyecto.
19 Siempre que sea posible, utilice listas. Todo el mundo está ocupado, y con la estructura, requerirá menos esfuerzo de su destinatario.
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20 Ponga los puntos principales o las palabras clave en negrita para que se destaquen de inmediato. Evite las mayúsculas que pueden dar la impresión de que está enojado.
21 Evite fuentes diferentes y no se entusiasme demasiado con los colores. Su correo electrónico debe ser legible y fácil de descifrar.
Piezas juntas
Sí, también hay reglas para enviar archivos adjuntos.
22 Antes de agregar un archivo adjunto, debe considerar si realmente vale la pena. Adjuntar un documento en el que solo hay dos líneas de texto no tiene sentido.
23 Si tienes dudas sobre el tipo de documento, siempre prefiere el formato PDF. De esta manera, estará seguro de que su archivo adjunto llegará en buen estado.
24 Si necesita enviar uno o más archivos grandes, primero cree un archivo zip comprimido o use un servicio como WeTransfer.
25 Acostúmbrese a agregar su archivo adjunto antes de escribir su correo electrónico. De esta manera, evitará enviar un segundo correo electrónico con ‘Lo siento, olvidé el archivo adjunto’.
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(eh/ll) – Fuente: La Musa
7 de febrero de 2023
