Todos han estado en una situación en la que tuvieron que disculparse como parte de su trabajo. La mejor manera es hacerlo en voz alta. Pero, ¿cómo proceder si no es una opción?
Falta de comunicación, reacciones impulsivas, no lucir lo mejor posible… Los errores ocurren rápidamente y pueden crear fácilmente una tensión incómoda. Por lo tanto, se pueden considerar las disculpas.
Lo mejor es disculparse personalmente, pero esa no siempre es una opción, especialmente en el mundo de los negocios. Si no se comunica directamente con los vecinos de su oficina, el correo electrónico parece una opción lógica.
De hecho, te da tiempo para pensar en tu respuesta y te permite formular tus disculpas con claridad. El único inconveniente es que el destinatario no puede leer su expresión facial y su estilo de escritura puede estar sujeto a varias interpretaciones. Siempre considere con quién está hablando.
Algunos consejos para disculparse por correo electrónico:
1. No te disculpes si todavía estás enojado.
Deje que su presión arterial disminuya primero. No reaccione de forma impulsiva, emocional o incluso menos a la defensiva. Es posible que luego te arrepientas de lo que dijiste y que la situación haya empeorado. La ventaja del correo electrónico es que tiene mucho tiempo para sopesar sus palabras y reformular sus giros de frase si es necesario. Tómese su tiempo.
2. Admite tus errores y sé honesto
Demuestra que entiendes la situación y eres consciente de que algo salió mal. Si no mencionas el problema, tu destinatario pensará que solo te estás disculpando porque eso es lo que se espera de ti. Su correo electrónico no mostrará que comprende lo que salió mal o cualquier lección que podría haber aprendido.
3. Reconocer los sentimientos adversos
Es posible que no esté del todo de acuerdo con cómo se siente la ‘parte agraviada’. Puede encontrar su reacción infundada o simplemente exagerada. Te disculpas pero, en realidad, lo haces más para mantener buenas relaciones. Muestre empatía y reconozca los sentimientos de la parte contraria.
Incluso si te molesta, debes respetar a tu oponente. Sé al menos comprensivo.
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4. Deja claro que entiendes tu error
Hay una diferencia entre disculparse e imaginar que te estás disculpando. Evite formulaciones como ‘no es mi costumbre’, ‘es posible que’, ‘no entendí’, etc.
La mayoría de la gente pensará que no hiciste mal intencionalmente. Tus compañeros te conocen bien, tu jefe sabe que no vas a sabotear expresamente tu red de contactos. Todos cometemos errores, es humano. Por otro lado, si inventa excusas y trata de deshacerse de cualquier sentimiento de culpa, parecerá una mala persona.
Las lagunas pueden agravar la situación y hacer que la otra parte se enoje aún más. Evita las excusas inútiles.
5. Explique claramente lo que piensa hacer para restaurar la situación en el futuro
El primer paso es limitar el daño y reparar su falla. Trabajar horas extras si es necesario. Si no está listo para hacer todo lo posible para rectificar la situación, su disculpa por escrito solo tendrá un impacto mínimo. Explique claramente en su correo electrónico lo que pretende hacer para solucionar el problema.
¿El defecto es de naturaleza estructural o aún puede volver a ocurrir en el futuro? Insiste en las medidas que vas a tomar para que no vuelva a pasar.
Si aún no está seguro de cómo resolverlo exactamente o qué va a hacer, haga preguntas a la otra parte. No pienses que siempre tienes que saber todo mejor que los demás, siempre puedes preguntar educadamente a tu ‘oponente’ cuál cree que es la mejor solución o su opinión sobre el problema.
6. Mantenlo simple
La clave para formular disculpas efectivas es la simplicidad. Deben evitarse detalles, justificaciones innecesarias o expresiones de cortesía exageradas. Su correo electrónico debe ser conciso y sincero. Si es necesario, pídale a otra persona que lo revise antes de enviarlo. Una revisión extra nunca está de más.
7. Recuerda que un email de disculpa no es una remisión
Si bien un correo electrónico de disculpa puede parecer una molestia, es solo el primer paso. Todavía puede haber un largo camino por recorrer para restaurar la situación. Debes tener esto en cuenta.
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(eh/jy) – Fuente: Brazencareerist.com
22 de marzo de 2023
