Recibe un correo electrónico y (1) lo lee para responder al instante, (2) lo mira rápidamente y luego lo marca como no leído, (3) lo archiva en una carpeta específica, (4) lo resalta con una bandera roja . ¡Sepa que hay un método mucho más eficiente para procesar sus correos electrónicos!
Elke Stultjens, que trabaja para la empresa BestBuro, es formadora especializada en software informático. Ella interactúa diariamente con los trabajadores cuyo buzón está repleto de correos electrónicos y carece de estructura en términos de carpetas de Outlook. Su nuevo libro titulado ‘Lo mejor de Outlook’ le hará la vida más fácil.
¿Panorama? Todo el mundo lo maneja correctamente, ¿verdad? Elke Stultjens sabe muy bien que todo el mundo puede mejorar. Como directora de BestBuro, estimula el conocimiento de sus colegas, líderes empresariales y emprendedores en software, a través de capacitaciones informáticas a la medida. Desde 2003, ha estado desarrollando un método para trabajar de manera más eficiente con Outlook. En su primer libro enseña la metodología denominada ‘Bestburo’.
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«Muchas personas usan su bandeja de entrada de manera incorrecta», dice Elke Stultjens. «Compárelo con una pila de sobres en su mesa de trabajo. Clasifíquelos primero y luego respóndalos de una manera concisa pero impactante. Al hablar de clasificar, no me refiero a crear 27 carpetas diferentes para almacenar su correo. No lo haría. No podrá recuperar sus documentos más importantes. La función de búsqueda de Outlook no funciona de manera óptima en las carpetas».
Importante ? como archivo adjunto
«En 2017, todo tiene que ir muy rápido. Sin embargo, es un error pensar que siempre tienes que responder inmediatamente a un correo electrónico entrante. Si tienes que proporcionar muchos elementos, dile a tu persona de contacto que has recibido su mensaje. y que le responderás en un momento determinado. Esto no es más que la base de una buena comunicación”, continúa Elke Stultjens.
«La información importante, como un presupuesto, una factura, una queja o un resumen, se envía preferiblemente como un archivo adjunto. El correo electrónico se utiliza para acompañar el documento enviado. Puede eliminarlo mientras guarda el archivo adjunto».
pastel en la cocina
«Además, recomiendo enviar la menor cantidad de mensajes posible internamente. ¿Con qué frecuencia envía ‘Hay pastel en la cocina’ a sus colegas?». Lo que sigue es una letanía de respuestas que solo saturan tu bandeja de entrada”, dice el fundador de Bestburo.
«¿Quieres preguntar algo a tus compañeros? Hazlo usando los formularios de solicitud de Outlook, es mucho más eficiente. ¿Un último consejo? No marques tus mensajes como ‘no leídos’ para responderlos más tarde. Haz lo mismo con tu correo, es decir, volver a poner las hojas de papel en el sobre y luego cerrarlo?
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6 consejos concretos
- Mantenga sus mensajes no leídos en su bandeja de entrada. Los correos electrónicos procesados se colocarán en la carpeta ‘hecho’ y los elementos enviados en la pestaña ‘mensajes enviados’. Todos los demás archivos son incidentales.
- Comuníquese claramente. Informe a las personas cuando algo sea urgente y, si es necesario, mencione una fecha límite. Esto evitará muchas frustraciones y/o malentendidos.
- No utilice la opción ‘bcc’ (copia oculta). Enviar CC a todos es una alternativa mucho mejor.
- Programe ‘pasos rápidos’ en Outlook para enviar correos electrónicos estándar mucho más rápido.
- ‘Outlook today’ le ofrece una visión general de su jornada laboral. Con un clic en su dirección de correo electrónico, obtendrá una descripción general de su lista de tareas y citas.
- ¿Quieres rastrear tus artículos enviados? Antes de enviar un mensaje, haga clic en ‘seguir’, seleccione ‘personalizar’ y decida una fecha. Outlook le enviará automáticamente un recordatorio en su calendario.
Ahorre un minuto por correo electrónico
Quieres saber más ? ‘Lo mejor de Outlook’ se enfoca en tres grupos objetivo: personal interno, ‘gerentes de ventas’ en el camino y nuevas empresas. Para cada perfil, Elke Stultjens ofrece consejos y trucos para estructurar la bandeja de entrada lo mejor posible. «Diferentes análisis han demostrado que una persona que trabaja según el método ‘Bestburo’ ahorra fácilmente un minuto por correo electrónico. Haz el cálculo a lo largo de un día, una semana, un mes, un año… ¡Adiós al estrés digital!»
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(Eh/Jy)
2 de septiembre de 2022
