Casi tres de cada cuatro empleados (72,1%) dicen que les molestan las reuniones de oficina. Para el 37,8% de ellos, esto es frecuente o incluso constante. Volver a discusiones previas (38,9%) y compromisos que no se cumplen (38,4%) constituyen las principales fuentes de frustración durante las reuniones de trabajo.
Estos son los resultados de una encuesta realizada por Protime, especialista en gestión del tiempo y de personal, entre 1.000 empleados belgas francófonos. Cada semana se pierde una media de 52 minutos de tiempo de trabajo en reuniones innecesarias.
Inconvenientes
Reuniones… Algunos las aman, otros las odian. Casi cuatro de cada diez empleados (37,8%) pertenecen a la segunda categoría y se exasperan general o sistemáticamente con las reuniones. Frustración número uno: ‘Seguimos volviendo a los mismos temas’ (38,9%). Le siguen directamente «Los compromisos adquiridos no se cumplen» (38,4%) y «Se toman muy pocas decisiones» (35,5%).
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«Las reuniones pueden y deben ser más eficaces. Afortunadamente, muchas empresas han tomado conciencia del problema y casi 7 de cada 10 de ellas (69,5%) han puesto en marcha procedimientos destinados a limpiar la mente de las reuniones», especifica Sophie Henrion, portavoz de Protime. «Por ejemplo, desarrollan puntos de acción concretos o se ajustan a calendarios estrictos. De este modo, estas empresas se aseguran de que los participantes no perciban las reuniones como una pérdida de tiempo».
Las 10 mayores frustraciones en las reuniones:
- Siempre volvemos a los mismos temas durante la reunión (38,9%)
- Los compromisos adquiridos no se cumplen (38,4%)
- Se toman muy pocas decisiones durante la reunión (35,5%)
- La reunión no estaba preparada (23,5%)
- Los participantes llegan tarde (23%)
- Los participantes ‘hacen algo más’ durante la reunión (20,9%)
- Me invitan a participar en reuniones que no se ajustan a mi rol (20,5%)
- El encuentro es unidireccional. No recibo la oportunidad de contribuir (17%)
- Nadie dirige la reunión (11,2%)
- Durante las reuniones remotas, los participantes ‘hacen otra cosa’ (10,2%)
Extra: ¿Pronto las reuniones se realizarán únicamente en línea?
Ocupándose de otras cosas…
A más de una quinta parte de los participantes les molesta que la gente revise sus teléfonos inteligentes durante las reuniones. Cuando ocurre en línea, irrita a una de cada diez personas. Es especialmente durante estas reuniones en línea cuando es fácil tener otras ocupaciones. Más de cuatro de cada cinco empleados (83%) que participan en una reunión a través de Teams, Skype, Zoom o Google Meet, leen sus correos electrónicos (51,8%) y les responden (42,8%), comen/beben (34,1%) o dedicarse a otras tareas (31,6%).
Otras actividades comunes durante una reunión de cámara en línea incluyen:
- Leer correos electrónicos (51,8%)
- Responder a correos electrónicos (42,8%)
- Comer/beber (34,1%)
- Trabajar en otras tareas (31,6%)
- Consulta tus redes sociales (20,7%)
- Usar chat/aplicaciones (16,4%)
- Navegar por la web (16,1%)
- Tarea administrativa personal, operaciones bancarias, etc. (14,5%)
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Un sano espíritu de reunión
Te gusten o no las reuniones, casi nadie se escapa de ellas. Por lo tanto, nos conviene eliminar todas las frustraciones organizando nuestras reuniones de manera que sean lo más eficaces posible.
Casi siete de cada diez encuestados (69,5%) dicen que su empleador toma medidas concretas para establecer un espíritu de reunión saludable. Garantizando, por ejemplo, que «todas las reuniones tengan un objetivo claro definido de antemano» (29,4%) o que «se respete un calendario estricto, de modo que se puedan tratar todos los puntos del orden del día» (21,8%). ‘Sin agenda, no hay reunión’ (17,1%) constituye la tercera de estas medidas.
¿Qué se puede hacer para mejorar la eficacia de las reuniones?
- Todas las reuniones tienen un objetivo claro definido de antemano (29,4%)
- Se respeta un calendario estricto para poder abordar todos los puntos de la agenda (21,8%)
- Sin agenda, no hay reunión (17,1%)
- Se designa un gerente/presidente. Él es quien liderará la reunión (16,9%)
- La reunión siempre resulta en puntos de acción concretos (15,7%)
- La preparación personal para la reunión es obligatoria (13,9%)
- Los ordenadores portátiles y los smartphones están prohibidos durante la reunión (11,5%)
- Se fomenta la participación activa, por ejemplo poniéndose de pie o caminando (9,4%)
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(es/kv/eh) – Fuente: Protime
18 de septiembre de 2023
