Cuando miras tu escritorio, ¿te falta coraje y entusiasmo cuando te dices a ti mismo: «debo limpiar urgentemente»? No te preocupes, no estás solo… Estos consejos te ayudarán a empezar.
“A los trabajadores les asusta la idea de tener un escritorio prácticamente vacío donde cada elemento ocupa un lugar muy concreto cuando, en muchas ocasiones, les resulta imposible distinguir el color de su mesa de trabajo”, explica el coach en productividad Johan D’Haeseleer. «Como capacitador y consultor, tengo la ventaja de tratar con todo tipo de escritorios en diferentes organizaciones. Una cosa es segura, el desorden crea problemas y agota tu energía mental. Es valioso y es posible que lo necesites con urgencia al final de El dia.»
Mientras tanto, los expertos en cerebro han realizado muchas investigaciones. Estos explican que el cerebro desperdicia una energía preciosa cuando se enfrenta al desorden. «Analizas el entorno que te rodea con tu cerebro. Lo mismo ocurre con las personas que defienden el desorden como inspiración. Por el contrario, es mortal para tu concentración. Intentas concentrarte pero quieres escapar de la atención y el desorden en tu escritorio es un la excusa perfecta para lograrlo».
«Inconscientemente comienzas a realizar varias tareas a la vez y todos sabemos que esa no es la mejor manera de trabajar. Usar tu atención de manera inteligente es una de las mejores maneras de obtener suficiente energía mental para lidiar con tus últimos archivos al final del día. El desperdicio y el desorden creas un estrés crónico innecesario».
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9 consejos para un escritorio ordenado
1. Planifica un horario para el proyecto «Almacenamiento de oficina»
Transformar un espacio desordenado en un ambiente sereno que asegure un cierto nivel de concentración no es algo que deba tomarse a la ligera. Si limpia vagamente de izquierda a derecha, el espacio despejado será ocupado rápidamente por todo tipo de cosas. Optar por una limpieza profunda es claramente una mejor opción.
2. Divide el proyecto en diferentes fases
Es recomendable planificar su misión en tres partes bien diferenciadas:
- Recoge y almacena las diferentes cosas en tu escritorio.
- Clasifique y decida dónde deben ir los diferentes artículos y papeles. ¿Papelera, archivos o lista de tareas pendientes?
- Configure un sistema para mantener el orden y mantener su oficina.
3. ‘Menos es más’
Sea selectivo sobre qué artículos merecen un lugar en su escritorio.
Esto es lo que definitivamente necesitarás:
- El teclado, el mouse y el monitor de su computadora
- Su teléfono
- Un bloc de papel y un bolígrafo.
- Una lámpara
Analiza si otras cosas son realmente imprescindibles. Cuanto más utilice un objeto, más cerca lo colocará de la silla de su oficina. Todo lo demás estará preferiblemente fuera de tu vista.
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4. Digitaliza la información
Cada vez es más fácil gestionar digitalmente tu información. Configurar la gestión de información digital como OneNote o Evernote es una gran inversión.
Los documentos electrónicos tienen una serie de ventajas:
- No ocupan espacio en tu escritorio.
- Son fáciles de encontrar gracias a las bases de datos digitales.
- Se puede acceder a ellos en diferentes lugares.
- Son facilmente transportables
- Son muy flexibles y se pueden copiar, reorganizar o incluso compartir fácilmente.
«Me encanta OneNote, especialmente porque este programa tiene cada vez más vínculos con otro software de Microsoft», dice el entrenador de productividad Johan D’Haeseleer. «Gracias a su teléfono inteligente, tiene un verdadero escáner de bolsillo. Office lens y Scanner Pro son dos aplicaciones que utilizo con frecuencia para convertir documentos a formato digital».
5. Evite las almohadillas de papel grandes que cubren su escritorio
Esto es un desastre por dos razones:
- Tienes mucha información en tu campo de visión que te distrae mientras trabajas en otra cosa.
- Esto mezcla tareas que necesita hacer con urgencia con aquellas que lo son menos. Su libreta de papel es un lugar de reunión. Desde el momento en que hayas procesado una tarea, es mejor no tenerla en tu campo de visión.
6. Guarda solo los papeles necesarios e imprescindibles
A muchas personas les resulta difícil o tienen miedo de tirar documentos, cartas y notas. Si un proyecto o actividad aún está en curso, está bien mantener el papeleo relacionado con él (siempre que esté trabajando lógicamente). Para experimentar una sensación de libertad, es bueno ser crítico, archivar y deshacerse de lo que realmente ya no necesita.
Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:
- ¿Seguiré leyendo o usando este documento?
- ¿Esta información todavía está actualizada?
- ¿Puedo encontrar esta información en Internet?
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7. No te conformes solo con tu escritorio
Tu escritorio (la habitación) también puede contener una serie de objetos superfluos que distraen tu atención cuando quieres concentrarte. No es lo mismo un lugar de concentración que un lugar de inspiración. Si es posible, planee dos lugares diferentes para estos dos estados de ánimo.
8. Guarda tantos artículos como puedas en tu armario
Trate de mantener su escritorio lo más vacío posible y solo guarde lo que usa todos los días. Todo lo que no necesita a menudo se puede guardar en un armario. Ten cuidado de no almacenar todo al azar y evita que tu guardarropa sea sinónimo del apocalipsis. Guarda todo en cajas, carpetas o archivadores y anota lo que hay en ellos.
9. Haz una foto de la situación ideal
Encuentra un punto de comparación. Tome una fotografía de cómo le gustaría que se vea su lugar de trabajo. Al final del día, o al menos al final de cada semana laboral, asegúrese de que coincida con el punto de referencia previamente elegido. Tu moral estará alta el lunes por la mañana cuando llegues a la oficina después de un fin de semana reparador.
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(eh)
10 de octubre de 2022
